Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Optimum Maurycy Szkolnicki, ul. Owczarska 17, 54-020 Wrocław, NIP: 8942439496, e-mail: maurycy.szkolnicki@optimum-consulting.pl (dalej: „Administrator"). Administrator prowadzi działalność doradczą, konsultingową i szkoleniową dla firm oraz, w ograniczonym zakresie, dla osób prywatnych. Strona internetowa Administratora ma charakter informacyjny, edukacyjny i marketingowy oraz służy prezentacji usług i pozyskiwaniu zapytań od potencjalnych klientów.

2. Zakres zastosowania dokumentu

Niniejsza Polityka Prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych w związku z: korzystaniem ze strony internetowej, w tym z formularza kontaktowego i bloga; komunikacją e-mailową, telefoniczną i przez media społecznościowe; przygotowaniem ofert, negocjowaniem i zawieraniem umów; realizacją usług konsultingowych, doradczych, szkoleniowych, warsztatowych i coachingowych; udziałem w szkoleniach zamkniętych oraz ewentualnych szkoleniach otwartych; prowadzeniem działań marketingowych, jeżeli osoba wyraziła zgodę albo istnieje inna właściwa podstawa prawna; prowadzeniem rozliczeń księgowych, podatkowych i archiwizacji dokumentacji; korzystaniem z narzędzi chmurowych, analitycznych i komunikacyjnych.

3. Kategorie osób, których dane mogą być przetwarzane

Polityka dotyczy: osób odwiedzających stronę internetową; osób kontaktujących się przez formularz kontaktowy, e-mail, telefon lub media społecznościowe; klientów, potencjalnych klientów i przedstawicieli klientów; kontrahentów i dostawców usług; uczestników szkoleń, warsztatów, spotkań, konsultacji i projektów doradczych; pracowników, współpracowników lub przedstawicieli klientów, których dane zostaną przekazane Administratorowi w związku z realizacją projektu; osób zapisanych na komunikację marketingową lub zainteresowanych szkoleniami.

4. Kategorie przetwarzanych danych

Zakres przetwarzanych danych zależy od celu kontaktu i rodzaju usługi. Administrator może przetwarzać dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, nazwa firmy, stanowisko, dział, funkcja w organizacji), dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny, dane profilu LinkedIn), dane firmowe i rozliczeniowe (NIP, adres siedziby, dane do faktury), dane z korespondencji (treść wiadomości, historia ustaleń, załączniki, notatki ze spotkań), dane uczestników szkoleń (lista obecności, imię i nazwisko, firma, e-mail, stanowisko, wyniki prac szkoleniowych, informacje o udziale i ukończeniu szkolenia), dane techniczne strony (adres IP, identyfikatory cookies, informacje o urządzeniu i przeglądarce, zachowanie użytkownika na stronie) oraz dane marketingowe (zgody marketingowe, historia komunikacji, informacja o zainteresowaniu określonymi usługami lub wydarzeniami). Administrator co do zasady nie przetwarza szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9 RODO.

5. Formularz kontaktowy

Formularz kontaktowy na stronie może obejmować pola obowiązkowe: imię, adres e-mail oraz treść wiadomości. Pole numeru telefonu może być dobrowolne. Podanie danych jest dobrowolne, jednak brak danych obowiązkowych uniemożliwi wysłanie zapytania i udzielenie odpowiedzi. Dane z formularza są przetwarzane w celu obsługi zapytania, prowadzenia korespondencji, przedstawienia oferty oraz, jeżeli kontakt prowadzi do współpracy, podjęcia działań przed zawarciem umowy lub wykonania umowy.

6. Blog i treści edukacyjne

Na stronie mogą być publikowane artykuły, materiały edukacyjne i eksperckie. Strona nie przewiduje komentarzy pod artykułami. Samo czytanie artykułów może jednak wiązać się z przetwarzaniem danych technicznych i cookies, w szczególności w ramach narzędzi analitycznych.

7. Osadzone treści zewnętrzne i media społecznościowe

Strona może zawierać osadzone treści zewnętrzne, w szczególności filmy z YouTube oraz posty z LinkedIn. Osadzone treści mogą działać tak, jakby użytkownik odwiedził bezpośrednio stronę danego dostawcy — dostawcy tych usług mogą przetwarzać dane użytkownika, korzystać z cookies, prowadzić własną analitykę oraz łączyć aktywność użytkownika z jego kontem, jeżeli jest zalogowany. Na stronie może znajdować się również link do profilu Administratora w serwisie LinkedIn oraz do kanału YouTube. Po kliknięciu takiego linku użytkownik opuszcza stronę Administratora i korzysta z serwisu zewnętrznego na zasadach określonych przez jego dostawcę.

8. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania danych

Obsługa formularza kontaktowego i korespondencji: podstawa prawna — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes); dane przechowywane przez czas obsługi zapytania, a następnie do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń. Przygotowanie oferty i działania przed zawarciem umowy: podstawa prawna — art. 6 ust. 1 lit. b RODO; dane przechowywane przez czas negocjacji i okres potrzebny do wykazania przebiegu ustaleń. Realizacja umowy z klientem: podstawa prawna — art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO; dane przechowywane przez czas realizacji umowy oraz okres przedawnienia roszczeń. Prowadzenie szkoleń i warsztatów: podstawa prawna — art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO; dane przechowywane przez czas realizacji usługi i okres przedawnienia roszczeń. Wystawianie faktur i prowadzenie księgowości: podstawa prawna — art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny); dane przechowywane przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi. Marketing własnych usług: podstawa prawna — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) lub lit. f RODO (uzasadniony interes); dane przechowywane do wycofania zgody, wniesienia sprzeciwu lub ustania celu komunikacji. Analityka strony internetowej (Google Analytics): podstawa prawna — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda na cookies analityczne); dane przechowywane zgodnie z ustawieniami narzędzia i Polityką Cookies. Dochodzenie lub obrona przed roszczeniami: podstawa prawna — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; dane przechowywane do czasu przedawnienia roszczeń lub zakończenia postępowań. Zapewnienie bezpieczeństwa strony i systemów IT: podstawa prawna — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; dane przechowywane przez okres potrzebny do zapewnienia bezpieczeństwa i analizy incydentów.

9. Marketing i komunikacja handlowa

Administrator może wysyłać informacje o usługach, szkoleniach, wydarzeniach i materiałach edukacyjnych osobom, które wyraziły na to zgodę albo z którymi istnieje uzasadniona relacja biznesowa pozwalająca na kontakt w granicach prawa. Osoba otrzymująca komunikację marketingową może w każdej chwili wycofać zgodę lub sprzeciwić się dalszemu jej otrzymywaniu. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań wykonanych przed jej wycofaniem.

10. Google Analytics i inne narzędzia analityczne lub marketingowe

Strona korzysta lub może korzystać z Google Analytics — narzędzia służącego do mierzenia statystyk odwiedzin, źródeł ruchu, zachowań użytkowników i skuteczności treści. Google Analytics uruchamiany jest dopiero po uzyskaniu zgody użytkownika na cookies analityczne, o ile zgoda jest wymagana przez obowiązujące przepisy. Jeżeli wykonawca strony wdroży dodatkowe narzędzia (np. Google Ads, LinkedIn Insight Tag, Meta Pixel, system newsletterowy), Polityka Prywatności i Polityka Cookies zostaną uzupełnione o ich nazwy, cele, dostawców i okresy przechowywania danych.

11. Dostawcy usług i odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu działalności, w szczególności: biuru rachunkowemu i doradcom podatkowym; dostawcy hostingu strony internetowej (nazwa.pl); dostawcom usług poczty elektronicznej i utrzymania domeny; dostawcom usług IT i wykonawcom strony internetowej; Apple (iCloud); Microsoft (Microsoft 365, OneDrive, Teams, SharePoint); Google (Google Analytics, Gmail i inne usługi Google); Dropbox (jeżeli zostanie wdrożony); dostawcom narzędzi marketingowych i newsletterowych (jeżeli zostaną wdrożeni); podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, np. organom podatkowym lub sądom. Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora czynią to wyłącznie na podstawie właściwych umów powierzenia przetwarzania danych.

12. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z globalnych usług technologicznych (Apple, Microsoft, Google, LinkedIn, YouTube, Dropbox lub systemów e-mail marketingu) dane mogą być przekazywane poza EOG. Przekazywanie odbywa się na podstawie odpowiednich mechanizmów prawnych, w szczególności decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych albo innych zabezpieczeń przewidzianych przez RODO.

13. Rola Administratora jako administratora danych

W typowych sytuacjach Administrator samodzielnie decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych — np. w przypadku danych osób kontaktujących się przez stronę, klientów, kontrahentów, odbiorców marketingu, uczestników szkoleń otwartych lub osób, którym wystawia faktury. W tych sytuacjach Administrator działa jako administrator danych w rozumieniu RODO.

14. Rola Administratora jako podmiotu przetwarzającego

W projektach realizowanych na rzecz klientów Administrator może otrzymywać dane osobowe pracowników, współpracowników lub przedstawicieli klienta (np. listy uczestników szkoleń, dane kontaktowe pracowników, wyniki ankiet, dane z obserwacji procesów, materiały projektowe). Jeżeli klient decyduje o celach i sposobach przetwarzania tych danych, a Administrator przetwarza je wyłącznie w celu realizacji zlecenia, działa jako podmiot przetwarzający. Zasady przetwarzania danych określane są w umowie powierzenia lub w postanowieniach umowy głównej. Administrator przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie klienta, stosuje odpowiednie środki bezpieczeństwa i zachowuje poufność.

15. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki organizacyjne i techniczne dostosowane do charakteru działalności, w szczególności: ograniczenie dostępu do danych do osób i podmiotów, które muszą je znać; korzystanie z zabezpieczonych kont, haseł i narzędzi chmurowych; ochronę urządzeń wykorzystywanych do pracy; zachowanie poufności danych otrzymanych od klientów; weryfikację zasad korzystania z narzędzi zewnętrznych; usuwanie lub archiwizowanie danych po zakończeniu celu przetwarzania, o ile nie istnieje obowiązek dalszego przechowywania.

16. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie, której dane są przetwarzane, przysługują następujące prawa wynikające z RODO: prawo dostępu do danych; prawo sprostowania danych; prawo usunięcia danych; prawo ograniczenia przetwarzania; prawo przenoszenia danych (jeżeli ma zastosowanie); prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie; prawo wycofania zgody w dowolnym momencie (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody); prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W celu realizacji praw należy skontaktować się z Administratorem: maurycy.szkolnicki@optimum-consulting.pl.

17. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest co do zasady dobrowolne, ale może być konieczne do skorzystania z formularza kontaktowego, otrzymania odpowiedzi, zawarcia lub wykonania umowy, wystawienia faktury, udziału w szkoleniu albo otrzymywania komunikacji marketingowej.

18. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator nie podejmuje wobec osób decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały. Narzędzia analityczne i marketingowe mogą tworzyć statystyki, segmenty lub informacje o zachowaniach użytkowników na potrzeby analizy skuteczności treści i działań marketingowych.

19. Zmiany dokumentu

Polityka Prywatności może być aktualizowana, w szczególności w przypadku zmiany przepisów, wdrożenia nowych narzędzi na stronie, wyboru systemu newsletterowego, uruchomienia szkoleń otwartych, zmiany dostawców usług IT lub zmiany sposobu prowadzenia działalności.

20. Źródła i podstawa opracowania

Dokument opracowano w oparciu o wymogi RODO, w szczególności art. 5, 6, 12, 13, 14, 28 i 32 RODO, a także wytyczne dotyczące przejrzystości informacji, obowiązku informacyjnego i zgód na cookies publikowane przez organy ochrony danych, w tym UODO i Europejską Radę Ochrony Danych.